Когда я прочитал, просто не поверил тому, что было написано. В настоящее время невозможно представить, что Министерство финансов разрешило работать с первичной отчетностью в электронной форме, без использования сложных механизмов удостоверяющих центров и третьих лиц. Теперь можно осуществлять документооборот между юридическими лицами с простой цифровой подписью! Например, только по email. Представьте, больше никаких курьеров с «оригиналами» счетов, «ругани» бухгалтеров по поводу неправильных документов поставщика и 24 часа на предоставление корректных «оригиналов». Да и вообще, при правильном электронном взаимодействии подписывать можно не только PDF, но и XLS файлы, которые сразу же грузятся в систему и сверяются в автоматическом режиме без постоянного привлечения выделенного сотрудника.
Почему я пишу об этом? Да, Закупки напрямую не связаны с ведением бухгалтерской, налоговой или финансовой отчетностью. Однако такое взаимодействие с поставщиком в некоторых случаях может отнимать много внутренних ресурсов с обеих сторон. И поскольку сегодня миссия Закупок заключается не только в том, чтобы найти дешевле, и мне кажется, что настало время Закупкам стать лидером по изменению этого процесса внутри компании. Вот нам и дигитализация, и оптимизация, и повышение эффективности.
Что вообще такое «первичка»? Исходя из формулировки положений Федерального закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., первичным учетным документом является документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни, отраженный в бухгалтерском учете. А если максимально упростить, то — счета, акты, счет-фактуры (хотя есть споры), документы учета торговых операций, ккм и т.д. Обычно мы получаем эти документы в бумажном виде, далее проводим учет и тратим ресурсы на хранение в течение 4-х лет.
С чего начать? Здесь потребуется немалая сила, т.к. я уже успел протестировать эту идею на двух знакомых бухгалтерах. Они сразу заявили, что никакая налоговая никогда не примет документы по подтверждению расходов на прибыль в нестандартной форме, присланные по электронной почте. Мне сказали, чтобы я не смешил их этими утопическими идеями. Однако мы должны быть во всеоружии, поскольку у нас есть доступная технология использования простой электронной подписи, которую легко можно внедрить за час. А также письмо-разъяснение МинФина (я приложу ссылку в конце статьи) о том, что это не только можно, но и нужно делать. И ФНС будет обязана принять такие документы к рассмотрению. С юридической и практической точек зрения, переход на получение электронных документов является очевидным и практичным. Но такая инновация встретит полное культурное сопротивление внутри практически любой компании. И именно эту часть могут взять на себя профессионалы в области Закупок по работе с внутренними заказчиками. Ведь внедрение простого электронного документооборота, особенно если количество итераций с поставщиком большое, может существенно снизить внутренние расходы на сотрудников бухгалтерии, на курьерские услуги, на хранение и даже на бумагу.
Что нужно сделать для простой цифровой подписи? Как я уже писал в другой статье, согласно текущему ГК, мы и круглые печати уже можем не ставить на документы. Единственное требование, чтобы документ был подписан ответственным лицом компании. Для этого в договор между сторонами необходимо внести пункты в соответствии с Законом об электронной подписи (63-ФЗ). В них должен быть прописан порядок определения лица, которое будет подписывать документ простой электронной подписью, и обязательство по соблюдению конфиденциальности использования такого ключа. Как я уже писал выше, эти пункты и сам процесс настройки не являются каким-то сложным техническим процессом. Простой подписью может подписывать даже Outlook.
Использование простой подписи для электронного документа оборота с одной стороны приводит к упрощению и, как следствие, ускорению данного процесса, но с другой несет в себе дополнительные риски. Данные риски должны быть должным образом оценены и при необходимости снижены до уровня, принятого менеджментом. При оценке должно учитываться, в каком периметре будет происходить документооборот. Если, например, e-mail покидает сеть компании и уходит на внешние почтовые сервера, то, поскольку простая электронная подпись не гарантирует целостность переданной информации (т.е. то, что информация в процессе передачи не была искажена), необходимо применять ряд дополнительных мер, как технических (например, установление TLS соединения), так и организационных (соответствующие пункты договора между участниками обмена, включающие пункты разбора конфликтных ситуаций). Также при работе с электронной подписью возрастает уровень ответственности сотрудника. Он должен понимать, что если его пароль (и соответственно, доступ к средствам электронной подписи) будет известен кому-то другому (неважно преднамеренно или случайно), то все действия с пользованием его электронной подписи будут трактоваться как действия, совершенные им самим. В качестве примера можно привести использование интернет-банков физическими лицами. Там сочетание учетная запись + пароль + смс (как дополнительное средство обеспечение безопасности) являются как раз таким средством простой электронной подписи. И никто не будет сознательно передавать эти данные, чтобы не потерять свои средства. В целом можно привести много доводов за и против, но в любом случае финальное решение по использованию или не использованию электронной подписи лежит на руководстве компании, а задача информационной безопасности грамотно озвучить риски по каждому случаю
Максим Комельков, CISA, CISM, CRISC
Руководитель службы информационной безопасности
Все-таки считаю, что внедрение электронного оборота «первички» будет небыстрым, т.к. сломать стену отношения сотрудников бухгалтерии и налогов – непростая задача! Но это только сегодняшние реалии и рано или поздно все будет автоматизировано.
ссылки:
http://minsvyaz.ru/ru/appeals/faq/33/
@olegremizov
16-August-2017