Перейти к контенту →

Почему профессионалы в области оптимизации Закупок не должны быть профессиональными переговорщиками?

Я уже писал в другой заметке: считаю, что профессионал в области непрямых закупок не должен быть профессиональным переговорщиком и навыки ведения переговоров не должны стоять на первом месте при оценке деятельности и результатов у руководителей или быть единственной целью профессионального развития. Последнее время я часто в первых строчках объявлений о вакансиях специалистов по непрямым закупкам встречаю это требование. Обычно это звучит так: обязательны навыки ведения переговоров или умение проводить жесткие переговоры или опыт проведения многоходовых переговоров…

Главный вопрос — зачем это? Вы ищите сотрудника в отдел продаж? Позвольте напомнить основные цели и задачи Прокьюрмента (Закупок). Это: найти лучшего поставщика, который нужен именно в настоящий момент времени, что по самой лучшей цене предложит товары и услуги, необходимые заказчику именно сейчас, выполнит условия договора качественно и в срок. И весь этот процесс будет прозрачным, быстрым и честным.

Для достижения всех пунктов, указанных выше, нет необходимости иметь какие-либо феноменальные способности к ведению переговоров, т.к. в большинстве случаев Вы в любом случае будете в менее выгодной позиции по отношению к поставщику. Почему? Каждый раз, встречаясь с поставщиком (будь-то презентация, обсуждение условий или финализация договора), вы взаимодействуете с «продажниками», цели у которых кардинально отличаются от ценностей и ожиданий в Закупках. Продажники поставщиков ведут переговоры не «от тендера к тендеру», а ежедневно и даже по несколько раз в день. Они идеально знают свои товары или услуги, а также свою маржу и позицию на рынке. В тот момент, когда вы еще только обратились к поставщику с вопросом, будьте уверены — они уже сделали «домашнюю работу» и в любом случае не позволят Вам взять верх в переговорах. Профессионал в области закупок имеет возможность использовать формат переговоров для достижения результатов в повседневной работе в пределах 5%. А если учесть колоссальный опыт другой стороны, то приоритеты очевидны.

Как это не смешно звучит, но самый эффективный способ одержать победу в ценовых переговорах – не принимать в них участия. Дать поставщикам возможность вести переговоры за Ваш договор друг с другом (через электронный аукцион, например). Но, даже используя такую стратегию, мы в итоге часто садимся за стол итоговых переговоров с поставщиками шорт-листа, давая другой стороне существенное преимущество, где вероятность выиграть тендер составляет для них 50%. Не так ли? В итоге поставщик занимает лучшую позицию в любых переговорах.

Конечно же, проведение переговоров с поставщиком в некоторых случаях необходимо и важно. Но если воспринимать этот процесс с иной стороны и использовать некоторые подходы, как поддержку в общей стратегии тендера, переговоры позволят достичь еще больших результатов. Неправильно думать, что переговоры перед подписанием договора касаются только снижения цены или небольшого улучшения итоговых условий. Переговоры с Поставщиками должны быть в формате «продажи» профессионалом прокьюрмента возможных бизнес-взаимоотношений Поставщику с аргументами, почему наш тендер/договор будет лучшим, что случалось у поставщика и что данная сделка позволит поставщику значительно улучшить свои показатели. Ну как Вам? Несколько концептуальных подходов я стараюсь использовать в повседневной работе. Они описаны далее…

Начну с итогов – как мы обычно оцениваем результат переговоров с поставщиками? Если мы получили скидки или пересмотр условий и поставщик все еще готов продолжать обсуждать условия… Для примера: раньше с одним из крупнейших поставщиков Банка каждый год договаривался об общей скидке за объем в пределах 5% и впоследствии я успешно увеличивал эту скидку на 1 процент каждый последующий год. Это было существенным результатом с одной стороны. Но у меня не было понимания, что в данных переговорах я больше терял, т.к. скидка могла быть гораздо выше изначально. Пока поставщик не скажет окончательное «НЕТ» – поставщику это все еще выгодно! Напрашивается вывод: как все же определять и достигать в переговорах самую эффективную стадию баланса цены и возможностей?

«Нужно продавать контракт поставщикам не хуже автосалона»

Продажники чаще всего работают с так называемой концептуальной структурой, которую можно назвать «Воронка Продаж». В момент определения возможности на рынке (например, Вы пригласили в тендер), продажники делают соответствующую оценку-определение, насколько велики шансы получить данный договор из расчета текущих условий. Сотрудники отделов продаж периодически ведут обзор проектов с руководством для определения каких-либо изменений и дополнительных возможностей, чтобы расширить список клиентов и услуг к текущим договорам. И как раз в таком случае наша идеальная цель – попасть на самую верхнюю строчку этой «воронки», стать в глазах отдела продаж и руководства поставщика «вишенкой на торте». Как только у нас получится это сделать, наш тендер окажется в эпицентре внимания руководства. В итоге целей у продажника уже станет минимум две – выиграть тендер и получить бонус в глазах руководства. И как раз в данном случае сотрудники отделов продаж готовы пойти на все, чтобы достичь обеих целей. Это и можно описать, как «мотивация поставщика»… Один раз в моей практике был достаточно большой тендер на закупку оборудования CISCO, который изначально не планировался в форме электронного аукциона, т.к. цены, предложенные дистрибьюторами с высоким статусным уровнем, были зафиксированы. После краткого обсуждения возможности поставки с поставщиком, который имел более низкий уровень в CISCO, мы приняли решение все-таки провести электронный аукцион. Уж очень нам нравилась настойчивость этого «не бриллиантового» поставщика. У сотрудников продаж прямо горели глаза. В итоге мы провели аукцион с 4-мя поставщиками. Результаты нас поразили: если 3 крупных все-таки торговались внутри коридора в 10% и скинули цену на 9.5%, то наш нестатусный финалист смог предложить нам цену на 14% ниже заявленного фикса. На наш вопрос после поставки, почему Вы смогли перебить цены от крупных игроков, поставщик честно ответил, что они увидели в нашем контракте возможность получить более высокий статус, а значит, более высокую скидку на все остальные продажи. И никаких трудных переговоров… Если бы мы применяли самые лучшие техники переговоров, максимум, что мы смогли бы достигнуть, это 10%.

«Мы хотим купить – они хотят продать! Зачем тогда соревноваться?»

На мой взгляд, одним из милых и в то же время бессмысленных, мешающих подходов в переговорах с поставщиками является то, что мы изначально рассматриваем друг друга с позиции соперников. Или как говорится «с другой стороны стола». Половина курсов по «правильному» ведению переговоров расскажет Вам от том, с какой стороны от окна садиться, как работать с глазами, как использовать «язык тела», как получить психологическое преимущество, нося запонки или, еще хуже, всякие НЛП подходы. Не скрою, это может дать потенциальное краткосрочное преимущество, но вне рамок этой встречи применение таких техник может больше навредить. Давайте с другой стороны — внутри своей команды или компании Закупки всегда строят доверительные/партнерские отношения, мы всегда готовы поддержать бизнес и любых наших внутренних заказчиков. Так вот, взаимоотношения с Поставщиками не должны как-то сильно отличаться от нашего привычного внутреннего подхода. В итоге и Мы, и Поставщики делаем все для достижения совместной цели вместе. Мы не должны заранее готовиться к формату переговоров, где одна сторона будет победителем, а другая проигравшим. Я уже писал в других заметках, что если применять такой подход, то с большой долей вероятности сами поставщики начнут делиться с Вами какими-либо внутренними секретами или триками, которые никогда бы не раскрыли в другом формате переговоров.

Не воспринимайте эту рекомендацию, как прямой призыв к раскрытию всей информации поставщикам. Измените только формат и подход к взаимодействию с ними. Спросите себя, насколько Вам было бы комфортно с подходом в коммуникации, если бы это были не третьи лица, а Ваши внутренние коллеги и заказчики? Я как-то спросил 10 поставщиков о том, что в первую очередь они хотят изменить в заказчиках. Ответы были похожими: быстрая реакция на вопросы, честные ответы и возможность предоставления более детальной информации. Мне кажется, этот список можно охарактеризовать, как «быть рабочей командой».

Со своей стороны, я начал с того, что добавил к своей подписи на рабочей почте сообщение: «Я с радостью отвечу Вам на быстрый вопрос через imessage/whatsapp». И Вы знаете, этот канал начал активно использоваться.

«Первое ценовое предложение от поставщика не имеет ничего общего с первой ночью»

Подводя итоги, хочу напомнить о важном факторе: в очень редких случаях поставщики озвучивают самое лучшее предложение первым. И этому есть несколько логичных объяснений, которые Вы должны помнить:

  • Часто RFx имеет не совсем точно сформулированные зоны, которые можно только планировать, но невозможно оценить детально. Как раз в такие зоны обычно и добавляется большое количество дополнительной стоимости (жирка :))
  • У поставщика есть ожидание дальнейших переговоров, на которых он сможет демонстративно снизить цену.
  • Поставщик не уверен в точных намерениях Заказчика в покупке товаров или услуг.
  • Поставщик считает себя «постоянным» для Заказчика, имеет большой опыт работы, личные связи и т.д., и исходит из формата: «Почему бы не накинуть чуть больше».

Возвращаясь к началу! Навык ведения крутых переговоров — это только отличное дополнение к профессиональному и современному подходу в области оптимизации закупок, а не первостепенное требование отрасли.

Поэтому на первом месте в вакансиях должна быть фраза: навыки построения коммуникаций!

@olegremizov

05-April-2017

Уважаемые коллеги. Данные статьи я пишу как часть моей небольшой научной работы в профессиональном обучении.

Опубликовано в Procurement