Перейти к контенту →

Тендеры через конверты.

За последние несколько месяцев я периодически обсуждал процессы, связанные с непрямыми закупками в различных компаниях финансового, телеком и ритэйл секторов. Несколько раз, специалисты отделов закупок говорили о том, что они достигли потолка в своей деятельности. Они уже провели тендеры, консолидировали расходы, оптимизировали процессы оплаты и контроля и в итоге стал вопрос: а что делать дальше? Где искать KPI results дальше?  В процессе таких дискуссий, я с большим удивлением для себя узнал, что часто один из самых видимых и важных процессов проведения закупок проходит в какой-то уж совсем «старомодной» форме. Я говорю о фактическом процессе выбора поставщика/предложения, и я говорю о процессе переговоров по цене через «конверты». Конверты, Карл! Как часто можно увидеть в интернет-мемах.

Выражу свое мнение:

Коллеги– на дворе же 2016г, мы заказываем такси через Uber, общаемся через электронную почту, платим в магазине за продукты через ApplePay, бронируем путешествия в два клика, но ведем переговоры исключительно лично, чтобы «еще немножко дожать», ждем предложения в запечатанных конвертах и делаем никому не нужные тендерные комитеты. На это все должно тратиться какое-то нереальное количество времени, я думаю.
Быстрый гугл показал большое количество проиндексированных открытых процедур закупок, в которых можно встретить требования в стиле:
Тендерная заявка оформляется только в письменной форме и подается в порядке, предусмотренном в Тендерной документации, в запечатанном конверте (с отметкой «Не вскрывать до _ _ часов _ _._ _.200_ г.»). Запечатанный конверт с Тендерной заявкой, зарегистрированный Управлением делопроизводства Общества в системе автоматизированного делопроизводства, затем передается Секретарю….
Просмотрев большое количество таких тендерных процедур, я могу кратко описать процесс выбора через конверты таким образом: на основании процесса предварительного выбора/квалификации, поставщики предоставляют запечатанный конверт, который содержит требуемую Заказчиком информацию по планируемой закупке и ценовое предложение. В некоторых случаях компании даже имеют процесс «двойных конвертов», в первом предоставляется спецификация, во втором цена. Далее собирается некий тендерный комитет, в некоторых компаниях он состоит из трех человек, а в некоторых может состоять и из 30, с регламентом внутренней работы не хуже чем процесс принятия законов в Государственной Думе. Читая эти регламенты и процедуры выбора – появляется один вопрос – а зачем все это? Зачем такие сложные процессы? Вам не жалко терять столько времени? Нет, я не буду агитировать на переход на закупки через публичные открытые тендерные площадки или описывать плюсы квалификации поставщиков через предварительную оценку третьими лицами и т.д. Это смогут сделать сэйлзы таких компаний, я только опишу процесс возможной оптимизации «конвертного» выбора, который можно внедрить за пару дней.

Почему «конверты» в большинстве своем должны быть исключены из тендерных процедур, а тендерные комитеты распущены, или сокращены…
Как кратко описать основные цели функции Procurement`а в компании?:
a. Получать правильные и необходимые товары или услуги согласно заключенным договорам целостно и в срок.
b. Стремиться получать самые лучшие коммерческие условия от Поставщиков.
c. Все Поставщики должны быть проверены и адекватно оценены в части рисков.
d. Функция Procurement должна быть прозрачной, справедливой и бизнес ориентированной.
Верно?

Мы ожидаем, что из этого списка, «конверты» дадут нам лучшие ценовые условия и прозрачный процесс, а в итоге мы получаем, образно, три предложения и начинаем их сравнивать друг с другом. И тут ключевое слово «МЫ». Именно Мы, Заказчики, тратим время на выбор самого дешевого предложения и переговоры на тему повышения условий SLA до уровня самого дорогого «конверта», или самого дорогого пытаемся прогнуть до уровня самого дешевого, показывая наши outstanding negotiation skills в той области, где они малоэффективны. Все это занимает время, иногда даже до второго этапа переговоров не доходит. И все это делаем МЫ – сотрудники отделов. И мы же теряем в данном случае один очень важный момент – поставщики часто готовы сделать еще одно ценовое предложение, улучшенное, но через «конверты» мы им не даем такой возможности. Я ни в коем случае не хочу сказать, что личные переговоры не важны, но на этапе обсуждения и оценки ценовых предложений и первичных переговоров – не лучше ли «выйти за рамки» и передать процесс обсуждения цены от формата «Заказчик-Поставщик» к формату «Поставщик-Поставщик».
Необычно? Я расскажу о своем опыте:
В большинстве тендеров, где есть ясная спецификация закупки, я концептуально изменил подход и «просил» Поставщиков вести ценовые переговоры не со мной, а друг с другом. Давал им возможность вместо конвертов, соревноваться по цене в электронном виде. Можно это назвать, конечно, электронным аукционом, но никаких тендерных площадок я для этого не привлекал. Проводил full in-house E-RFP или электронные ценовые переговоры. Я сам определял условия участия и предоставления цен, периодичность улучшения ставок, видимость конкурентов и большого количества других дополнительных опций. Помимо цены, поставщики могли соревноваться между собой и в параметрических позициях. У меня есть любимый пример, когда пять поставщиков делали свои предложения по трем ценовым позициям (снижали цену) и двум параметрическим позициям (одна позиция была количество бесплатных реакций на поломку – величина повышение, вторая позиция была размер % повышения цены договора на следующий год, если мы решим его продлить). Как Вы понимаете, в режиме онлайн мы смотрели, как поставщики улучшали свои предложения, соревнуясь друг с другом.

Это современный метод, никаких долгих процессов получения «конвертов или дисков» и последующей оценке. В электронном системе можно сделать преквалификационный опросник, E-RFQ. Такие системы обычно находятся в web и не требуют какой-либо инсталляции на нашей стороне, как и Поставщику не требуется проходить аттестации площадок, устанавливать ПО и т.д. В итоге Procurement получает инструмент и процесс для существенного и легкого улучшения показателей как KPI, так и indirect savings, за счет снижения времени проведения тендеров, эффективных переговоров и повышению прозрачности закупок.

А что с тендерными комитетами? При проведении процесса получения ценовых предложений в электронном виде, при правильно построенном внутреннем процессе закупок, все становиться прозрачным и необходимость в принятии решения остается фактически за внутренним Заказчиком и сотрудником Procurement. Любой другой сотрудник, например аудитор, сможет иметь доступ к электронным данным в любое время. Я еще не встречал аудитора, который бы негативно оценил такой подход в сравнении с «конвертами».

Если суммировать: При конвертах – мы боремся с поставщиками, при электронных переговорах – поставщики борются друг с другом. Что в итоге продуктивнее?

Электронные системы, о которых я описал, Вы без труда найдете в интернете.
Буду рад ответить на вопросы и поделиться опытом.

Опубликовано в Procurement