Перейти к контенту →

Как сделать процесс RFx еще более эффективным и более диджитал

Прозрачность и оперативность — именно так можно определить итог слияния двух важнейших направлений: Закупок (Procurement) и Диджитал (Digital). С каждым годом цифровые технологии все больше вовлекаются в часть оптимизации и контроля. Компании охотно инвестируют во всевозможные системы цифрового взаимодействия, которые покрывают практически весь классический процесс закупок. Такие цифровые решения взаимодействуют не только внутри компании, но и вовлекают поставщиков, а также могут анализировать внешние источники и даже применять всевозможные BIG DATA. Но все еще остались зоны, где цифровая составляющая не представлена в полной мере. Хотя ее внедрение может занять всего пару часов, а эффективность использования — достигать в общем итоге двухзначных процентных показателей. Вас сейчас уже трудно чем-то удивить? Давайте я попробую.

Как Вы знаете, одним из основных постулатов эффективного тендера является правильно составленный и реализованный процесс RFx, результатом которого будет успешно проведенный аукцион и подписанный договор. Мы все помним, что часть RFx — это чуть ли не фундамент любой успешной прокьюремент процедуры. Давайте заострим внимание на процессе подготовки и проведения этапа RFx и рассмотрим одну идею с использованием digital.

Когда говорят о RFx, всегда упоминают о том, что важно помнить про некоторые моменты:

— текст запроса должен быть максимально понятным для поставщика, а структуру документа нельзя делать запутанной и перегружать лишней корпоративной информацией. Последнее время мы все чаще говорим о том, что пора двигаться в сторону упрощения. Первая линия бюрократии, с которой обычно сталкивается как раз поставщик, – это получение документов RFx. Тут часто действует правило: чем больше компания, тем больше ненужной информации и требований присутствует. И в этом объеме информации каждому участнику тендеров нужно найти важное для себя и понять, что именно хотел сказать заказчик;

— часто стандартные и формальные условия в документах RFx ограничивают возможные предложения поставщиков. Стандартные вопросы: «Сколько это будет стоить…?», «В какие сроки вы сможете поставить эти товары…?». Предоставление участникам некоторых послаблений в части открытости и простоты документов позволит в итоге сделать еще более конкурентное предложение;

— не удаляйте пункт, в котором речь идет о следующем: если у поставщика есть предложение по оптимизации процесса закупки, то он может его предоставить в дополнение к своему ценовому предложению, и оно будет рассмотрено в приоритетном порядке. А если такого пункта у Вас еще не было – его нужно включить обязательно.

Некоторые направления закупок не позволяют внести в процесс RFx всю необходимую информацию о необходимом объеме работ или до конца раскрыть суть. Например, часто такое случается в областях, связанных с маркетингом, исследованиями или разработкой. В таких случаях проходят предварительные встречи с подтвержденными участниками тендера, на которых представители бизнеса рассказывают более детальную информацию о требованиях. И в участников появляется возможность задать вопросы. Стандартное название – брифинг. Я даже знаю случаи, когда такие встречи проводились в открытую, где все участники тендера сидели в одной переговорной. Или участие в таком тендере стоило определенных средств (что является не совсем правильным решением с разных сторон).

С этого момента не буду больше обсуждать теорию, а расскажу о digital подходе, который можно добавить в процесс RFx. Это позволит значительно повысить эффективность конечного предложения от поставщика и, что немаловажно, заинтересованность со стороны поставщика.

Расскажу на примере:

Пример 1. Тендер на услуги, связанные с маркетингом.

Участие в тендере подтвердило 6 поставщиков. После изучения RFP все участники выразили необходимость в очной встрече для обсуждения деталей с сотрудниками бизнеса. Я организовал встречи в случайном порядке и зарезервировал по 1 часу. Первая встреча на удивление оказалась активной в части вопросов и обсуждений. Бизнес рассказал большое количество дополнительной информации, которая напрямую не относилась к тендеру, но вполне могла способствовать глубокой и детальной проработке окончательного предложения от поставщика. Встреча вышла далеко за ранее оговоренные временные рамки. В результате Заказчик и Поставщик были удовлетворены.

Но с каждой последующей встречей я замечал, что время на обсуждение уходит все меньше, т.к. для заказчика это превратилось в рутину. Последняя встреча заняла не более 35 минут. Хотя на ней была предоставлена вся необходимая информация по тендеру, но уже не обсуждали большинство тем первой встречи. Не было искры и азарта. В этой ситуации считаю, что первый поставщик получил некоторое преимущество. Хотя по итогам я и подготовил ответы на часто задаваемые вопросы на встречах. Но не всегда у поставщиков было понимание применимости этих ответов. С нашей стороны мы потратили порядка 10 рабочих часов на проведение этих встреч.

Тендер 2. Тендер на услуги, связанные с маркетингом №2.

Было очевидно, что следующий тендер, который выглядел еще больше, как по объему информации, так и по бюджетам, нужно было проводить в другом порядке. Появилась идея воспользоваться digital технологиями в этой части и провести такую встречу через обычный вебинар. Плюсы использование были очевидны.

— Поставщики не тратят время на дорогу и встречу в офисе заказчика (конечно же, я им об этом напомнил с целью получения скидки :).

— Все поставщики получают равнозначную информацию и не зависят от риска рутины. Каждый поставщик – первый! Не знаю как у Вас, а я часто в начале встречи слышим вопрос. «Какие мы по счету?».

— Участники тендера могут задавать вопросы в режиме онлайн и получать на них ответ сразу же. Поставщики видят вопросы других участников тендера и также получают на них ответы. Это позволяет подходить более открыто и смотреть даже в те зоны, которые изначально не планировались.

— Видео вебинара доступно участникам в любое время. Это дает возможность вовлекать в последующий анализ большое количество сотрудников поставщика, которые принимают участие в процессе подготовки предложения и по каким-либо причинам не присутствуют на клиентских встречах.

— Большинство современных вебинар-систем позволяют ставить комфортные опции: участники видят только организатора, вопросы можно задавать анонимно в режиме онлайн и сразу же получать ответ. Участвовать можно даже с мобильного телефона, если вы застряли в пробке. Участие для поставщиков, конечно же, бесплатное.

— Что касается конфиденциальности, то доступ к такому вебинару возможен только для тех, кого вы пригласите. В системе вполне возможно подключение нескольких «спикеров», если, например, кто-то из сотрудников находится вне офиса или в другом городе.

В итоге в вебинаре было 5 участников. Мы провели его за 1 час 35 минут. Ответили на 29 вопросов. Большинство вопросов были производными от первоначальных вопросов участников. После вебинара участники получили доступ к полной видеозаписи. Итоговые предложения тендера были достаточно стандартизированными и раскрытыми. У нас не было того подхода, когда кто-то слабее, а кто-то сильнее. Также мы получили прозрачный процесс, позволяющий утверждать, что все участники были в равных условиях на этапе оценки и понимания RFP.

Я попросил участников вебинара написать свое мнение о таком подходе. Вот некоторые из них:

  • «В таком брифинге принимали участие впервые, вывели изображение на большой экран и смотрели всей командой. Очень приятно, что это значительно экономит время».
  • «Мы получили ответы на вопросы, которые даже не задавали. Если сначала у нас была одна идея по реализации тендера, то в итоге у нас появилось три, которые мы Вам завтра и представим».
  • «Экономия времени, интерактивно, современно, удобно. Принимали участие в таком вебинаре впервые, даже у IT-гигантов все по старинке. Не скрою, нам такой подход понравился».

Возвращаясь к теме внедрения digital среды: посмотрите, мы достаточно лояльны, когда digital окружает нас в повседневной личной жизни: мы заказываем такси через UBER, покупаем билеты на самолет через интернет, смотрим на погоду через экран телефона. Мы часто говорим об автоматизации процессов внутри наших компаний, мы развиваем маркетинговую активность в цифровой среде, но мы все еще достаточно консервативны с внедрением digital на лицевую сторону закупок в части взаимодействия с поставщиками. Хотя цифровые технологии уже готовы нам предложить крутые решения.

@olegremizov

17-06-2017

Опубликовано в Procurement