Перейти к контенту →

Ставить печати на договора с поставщиками не обязательно. Декоративные печати.

Каждый профессионал в области закупок часто сталкивается с двумя процессами: подписание договоров и получение счетов от поставщиков, которые с легкостью можно немного оптимизировать уже сегодня. Бесспорно, процессы не такие уж длительные, но если умножить на количество итераций и дней в году, может вовлечь объем целого сотрудника. Я хочу рассказать о порядке работы с печатями в коммерческих организациях.

Сотрудники канцелярий, бухгалтерий, юристы убедили нас, что любой договор, подписанный между юридическими лицами, должен быть заверен круглой печатью. А любой счет, который выставляет для оплаты поставщик, должен содержать не только печать, но и, как минимум, подпись двоих сотрудников. Я представляю, с каким трепетом в каждой компании относятся к хранению круглой печати, как порой сложно поставить заветную печать на документ у хранителя оной. Или как постоянно бухгалтерия требует от нас предоставления «оригинала счета» на оплату от Поставщика, заверенного печатью.

С юридической стороны все просто. Согласно статьи 160 ГК РФ печать на договорах НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Наличие или отсутствие печати не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной. А со счетами на оплату вообще странная ситуация. Сам по себе счет не входит в список первичных документов организации согласно требованиям ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и не подтверждает ни факт оплаты, ни факт передачи товаров. Поэтому вид счета не имеет какого-то четкого стандарта и формы. С точки зрения иностранного законодательства счет (invoice) является исключительно коммерческим документом, что предоставлен от поставщика заказчику и который несет в себе информацию о согласованных товарах или услугах, условиях оплаты, реквизитах и т.д., которые относятся к предмету сделки сторон.

Если смотреть с юридической точки зрения, для легализации печатей на хозяйственных договорах мы должны предусматривать дополнительный пункт договора примерного такого содержания: «Стороны договорились, что договор действителен, только если заверен круглыми печатями Сторон». Иначе оттиск печати носит исключительно декоративный характер. Насколько часто Вы вносите в договора этот пункт? Кстати, некоторые сотрудники компаний могут ссылаться на Устав, где может быть прописано, что компания имеет круглую печать. Но, скорее всего, в Уставе не будет написано, что данной печатью необходимо заверять договора с Поставщиками товаров или услуг.

В 90% случаях обсуждение изменения процесса с печатями внутри компаний проходит сложно. Внутренние коллеги в основном не готовы резко менять свои устоявшиеся взгляды на, казалось бы, незыблемые процессы. А сотрудники, отвечающие за печать (если такие есть), воспринимают данный посыл, как «покушение на святое» и «мошенничество». В итоге ситуацию решают так: давайте лучше оставим все, как есть. И мы продолжаем подписывать документы, далее передавать их на визирование печатью (в лучшем случае — подписант сам ставит печать). И все это занимает наше с Вами время.

Сотрудники бухгалтерий более гибки. По моему опыту, если раньше «оригиналы счетов» требовали на каждую оплату, то сейчас в основном достаточно и копии, но с печатью. Я смотрю на этот процесс даже со стороны поставщика. Если существует в компании настроенный процесс R2P, то вполне можно ускорить взаимодействие с поставщиком методом электронного обмена PO-Invoice документов. Но и в бухгалтерской зоне часто оптимальное предложение: «А давайте лучше оставим все, как есть».

«Давайте лучше оставим все, как есть»

Вы замечали, что когда Вы что-то покупаете в магазине, вам дают чек и гордо надрывают его перед вашим лицом? Такое бывает часто. Чеки надрывают и в Макдоналдсе, и в ЦУМе, и в общественном транспорте. Этот таинственный для меня процесс делают как молодые люди, так и люди в возрасте. Сотрудников, которые застали времена СССР, можно как-то понять, они свыклись с процессом, когда в универмагах и магазинах нужно было сначала отстоять очередь на кассу, оплатить что-то и далее с чеком идти в отдел, где выдавали необходимый товар и надрывали чек. Это означало, что Вам товар выдан. Но вот тут какое дело – такой процесс работы в магазинах уже не используется более 25 лет, а многие люди все еще считают, что нужно надрывать чек. И самое интересное — сотрудники, которые родились после 1991г., тоже продолжают это делать. Вот он прекрасный пример: «Давайте лучше оставим все, как есть». Все делают какой-то процесс, но не совсем представляют зачем. На мои вопросы «Зачем Вы только что порвали чек?» звучат самые популярные ответы: «Мне так сказали делать», «Я его погасила». На второй вопрос «Что значит погасить чек» — ответа никогда нет.

Если смотреть на международный опыт, в большинстве случаев подписантом договоров является ответственный сотрудник. Если сотрудники отдела Закупок ведут определенную сделку с поставщиком, они же и подписывают договор от имени компании. У нас же этот процесс исторически сложился в таком порядке, что договора подписывают только несколько делегированных человек компании и далее документ отправляется на ненужное визирование печатью. Я не призываю забрать подписание у руководства на уровень закупок и полностью отменить печати. Я рекомендую посмотреть на процесс по-новому и предложить идеи по оптимизации внутри вашей компании, исходя из вводных, о которых я написал. Возможно, это будет некий пересмотр лимитов для подписания, а, может быть, полная отмена процесса ненужного визирования. Или если внутренним коллегам так важно иметь печать, можно же сделать печать №7 ДЛЯ ДОГОВОРОВ, которая будет находится только у Закупок (мы то знаем, что в декоративных целях :). Зона оптимизации хоть и небольшая, но вполне хороший старт для пересмотра процессов а-ля «Давайте лучше оставим все, как есть».

Если у Вас есть еще какие-либо процессы из разряда «Делаем, потому что так заведено», которые относятся к Закупкам, напишите. Давайте обсудим!

24-03-2017

@olegremizov

 

Статья изначально опубликована в моем блоге в сети LinkedIn. www.linkedin.com

Опубликовано в Procurement